Nos últimos dias tenho conversado com minha equipe e colegas sobre gerenciamento do tempo. Existe hoje no mercado milhares de livros e inúmeros programas e sistemas de treinamentos sobre o assunto. Todos acabam caindo nos mesmos princípios simples, mas poderosos.
Um dos princípios marca presença constante nas publicações de especialistas em gerenciamento do tempo:
PLANEJE O TRABALHO, ENTÃO TRABALHE CONFORME O PLANO
Faça uma lista de priorização: primeiro devemos fazer uma boa lista de coisas importantes. As atividades circunstanciais não devem entrar nessa lista. Até porque senão a sua lista vai virar uma rotina de trabalho ou uma agenda de tarefas, e a ideia não é essa. Liste coisas realmente importantes que deverão ser feitas ao longo do mês ou da semana (a escolha fica a seu critério, semanal ou mensal). Revise a sua lista todos os dias, de preferência no mesmo horário. O desafio mais difícil talvez seja determinar o que entra na lista e como designar prioridades. Um dos especialistas no assunto, David Allen, sugere que você precisa coletar tudo que exige sua atenção e guardar em algum lugar que não seja a sua cabeça.
Ao contrário de alguns conselhos tradicionais sobre gerenciamento de tempo, seria bom que as coisas que ocupam a sua mente sejam somente aquelas nas quais você está trabalhando no momento. Algumas pessoas, como os estudantes, gostam de manter a sua lista de coisas a fazer na cabeça, o que raramente funciona bem. Quem gerencia seu tempo efetivamente coleta e organiza suas tarefas onde elas possam ser revisadas, com isso são coisas a menos para guardar na mente. Alguns especialistas ainda sugerem que você separe suas atividades num método chamado ABC: A, alta, B média e C a itens de baixa prioridade. A essência do gerenciamento efetivo de tempo é direcionar seus esforços a altas prioridades. Fácil de falar, mas muito difícil de fazer. Disciplina e assertividade são as palavras chaves para criar e gerenciar sua lista.
O próximo passo é lutar contra o adiamento. Você conhece a regra dos 2 minutos? achei interessante um exemplo prático que li em um livro e por isso vou resumí-lo aqui. Uma das tradições das famílias que têm filhos pequenos é a “regra dos 5 segundos”. Essa regra afirma que se um alimento acabar no chão por algum motivo, ainda poderá ser ingerido com segurança desde que seja recolhido em menos de 5 segundos. Embora essa regra seja no fundo um absurdo, a regra dos 2 minutos é uma abordagem funcional e racional de administração do tempo. Ela sugere que qualquer demanda de tempo que tome menos do que 2 minutos deve ser executada agora. A lógica é que você levará mais tempo para categorizá-la e voltar a ela do que se simplesmente a executasse imediatamente. Em outras palavras, é correta em termos de eficiência. Se a coisa a ser feita não for importante, descarte-a. Se for importante, execute-a agora! Adotar esse hábito pode ser mágico para ajudá-lo a evitar o adiamento.
